מעבר מ-Google Workspace ל-Microsoft 365: מה עובר ומה לא

מה עובר כשמעבירים עסק מ-Google Workspace ל-Microsoft 365, ומה נשאר מאחור? ל-Microsoft יש שני כלים רשמיים למעבר מ-Google Workspace. הראשון מעביר את הדואר, כללי הדואר, היומן ואנשי הקשר אל Exchange Online. השני, Migration Manager, מעביר קבצים מ-Google Drive אל OneDrive ו-SharePoint, וממיר מסמכים, גיליונות ומצגות של Google לקובצי Word,‏ Excel ו-PowerPoint. מה שלא עובר בכלים האלה: אתרי Google Sites, מפות Google, הגדרות של מענה אוטומטי, יומנים משותפים ואוטומציות שנכתבו ב-Apps Script.

מעבר כזה מצליח כשיודעים מראש מה לא יעבור, ומתכננים את הרגע שבו הדואר מתחיל להגיע למקום החדש. בהמשך: טבלה של מה עובר, ההכנות, העברת הדואר והקבצים, החלפת רשומות ה-DNS, והטעויות שגורמות לעסקים לאבד הודעות בדרך. מי שעדיין מתלבט איזה רישיון לבחור ימצא השוואה במדריך Business Basic, Standard או Premium.

מה עובר ומה לא

התשובה הקצרה: דואר, יומן, אנשי קשר וקבצים עוברים. הגדרות אישיות, אתרים ואוטומציות צריך לבנות מחדש.

סוג המידע ב-Google Workspace	עובר?	לאן ובאיזה כלי	מה כדאי לדעת
דואר ב-Gmail	כן	Exchange Online, בכלי ההעברה של Microsoft	הודעה בודדת עד 35MB כברירת מחדל
כללי סינון של Gmail	כן	כללים ב-Outlook	מגיעים כבויים, וכל משתמש מפעיל אחרי בדיקה
יומן	כן, חלקית	Exchange Online	יומנים משותפים וצבעי אירועים לא עוברים
אנשי קשר	כן, חלקית	Exchange Online	עד שלוש כתובות דוא"ל לכל איש קשר, בלי תוויות Gmail
מענה אוטומטי וחופשה	לא		מגדירים מחדש ב-Outlook
הזמנות של חדרי ישיבות	לא		יוצרים מחדש את חדרי הישיבות ואת ההזמנות
קבצים ב-Drive ובתיקיות משותפות	כן	OneDrive ו-SharePoint, ב-Migration Manager	Docs,‏ Sheets ו-Slides מומרים ל-docx,‏ xlsx ו-pptx
Google Drawings	כן	כקובצי PNG	אי אפשר לערוך אותם אחר כך כשרטוט
Google Forms	כן	Migration Manager	צריך להגדיר יעד לטפסים במשימת ההעברה
Google Sites ומפות	לא		Google אינה מאפשרת לייצא אותם
Apps Script, תוספים ו-Google Chat	לא		אינם חלק משני הכלים, וצריך לבנות מחדש

הכנה: דומיין, משתמשים ופיילוט

ההכנה נעשית לפני שמשתמש אחד עובר, והיא קובעת אם יום המעבר יהיה שקט.

1. מאמתים את הדומיין ב-Microsoft 365. מוסיפים רשומת TXT אצל מי שמנהל את ה-DNS, בלי לגעת עדיין ברשומות ה-MX.
2. פותחים את המשתמשים ב-Microsoft 365. בכלי של Microsoft, כל משתמש שעובר צריך להיות קיים מראש כמשתמש עם כתובת דואר, מחוץ לתהליך ההעברה עצמו.
3. מכינים את הצד של Google. מי שמבצע את ההעברה צריך הרשאה ליצור פרויקט ב-Google Cloud, ומגדירים שני תת-דומיינים לניתוב דואר: אחד שמפנה ל-Microsoft 365 ואחד שמפנה ל-Google Workspace. כך הדואר ממשיך להגיע ליעד הנכון בזמן שחלק מהמשתמשים כבר עברו.
4. מכבים כללי שמירה וארכיון אוטומטיים. Microsoft ממליצה לכבות אותם לפני ההעברה, כי הודעות שנמחקות או מועברות לארכיון באמצע התהליך מסומנות כחסרות, וזה מקשה לזהות חוסרים אמיתיים.
5. מעבירים קבוצת פיילוט קטנה: שניים או שלושה משתמשים, רצוי כאלה שמשתמשים בהרבה תוויות, יומנים משותפים וקבצים.

הפיילוט חושף את מה שהטבלה לא תספר לכם: תווית שהפכה לתיקייה עם שם משונה, יומן משותף שנעלם, או קובץ Sheets עם נוסחה שלא עברה כמו שצריך.

העברת הדואר, היומן ואנשי הקשר

את הדואר מעבירים בקבוצות של משתמשים, וכל קבוצה מוגדרת ברשימה נפרדת. אפשר להפעיל את ההעברה ממרכז הניהול של Exchange, באופן אוטומטי או ידני, או דרך PowerShell.

כמה פרטים מעשיים:

• תיבה גדולה מ-100GB מועברת בתהליך נפרד, שמחלק את המידע בין התיבה הראשית לתיבת הארכיון.
• תוויות של Gmail מופיעות בצד של Microsoft כתיקיות. בדקו בפיילוט איך נראה המבנה אצל משתמש שעובד עם הרבה תוויות.
• אפשר להחריג תיקיות או תוויות שלא צריך להעביר, וכך לקצר את ההעברה ולהקטין את התיבה החדשה.
• ההעברה רצה ברקע. המשתמשים ממשיכים לעבוד ב-Gmail עד יום ההחלפה.

מה שלא עובר בדואר צריך להיכנס לרשימת המשימות של כל משתמש: מענה אוטומטי, חתימה, יומנים משותפים ותיבות שמשתמש קיבל אליהן הרשאה.

העברת Drive ל-OneDrive ו-SharePoint

את הקבצים מעבירים ב-Migration Manager, מתוך מרכז הניהול של Microsoft 365. בארגון עם פחות מ-300 רישיונות הכלי נפתח בגרסה מקוצרת בשם Migration Manager Lite.

קבצים אישיים מ-My Drive עוברים ל-OneDrive של המשתמש. תיקיות משותפות (Shared drives) עוברות בדרך כלל לאתרי SharePoint או לצוותים ב-Teams, שם הן נגישות לכל הקבוצה.

ארבעה דברים שמפתיעים עסקים:

• הרשאות. העברת הרשאות ברמת הקובץ כבויה כברירת מחדל, וקבצים מקבלים את ההרשאות של התיקייה שאליה הועברו. כדי לשמור הרשאות של תיקייה משותפת, יוצרים מראש קבוצת Microsoft 365 עם אותם חברים ומקשרים אותה לקבוצה של Google.
• קישורי שיתוף חיצוניים לא נוצרים מחדש, והכלי אינו משתף קבצים עם משתמשים מחוץ לארגון. לקוח שקיבל קישור לתיקייה יצטרך לקבל קישור חדש.
• גרסאות. כברירת מחדל עוברת רק הגרסה האחרונה של כל קובץ. מי שצריך היסטוריה מגדיר את זה לפני ההעברה.
• קיצורי דרך וקבצים בלי תיקייה (מה ש-Google מכנה קבצים יתומים) אינם עוברים.

הכלי מעתיק ואינו מוחק דבר במקור. אחרי ההעברה הראשונה אפשר להריץ אותו שוב, והוא מעביר רק קבצים חדשים או כאלה שהשתנו. כך אפשר להעביר את רוב המידע מראש, ולסגור את הפער ביום ההחלפה.

החלפת רשומות MX: הרגע שבו הדואר עובר

עד שמחליפים את רשומות ה-MX, דואר חדש ממשיך להגיע ל-Gmail. ההחלפה היא הרגע שבו העסק עובר בפועל, ולכן מתכננים אותה כמו אירוע.

סדר פעולות מומלץ:

1. כמה ימים לפני כן, מקצרים את זמן התפוגה (TTL) של רשומות ה-MX, כדי שהשינוי יתפשט מהר.
2. בוחרים מועד שקט, למשל סוף שבוע.
3. מחליפים את רשומות ה-MX לכתובת שמרכז הניהול של Microsoft 365 מציג.
4. מעדכנים את רשומת SPF כך שתכלול את Microsoft 365, ומפעילים חתימת DKIM בדומיין. אחרי שהדואר זורם מהמקום החדש, מעדכנים את מדיניות DMARC.
5. מריצים סבב העברה נוסף של הדואר, כדי לתפוס הודעות שהגיעו ל-Gmail בשעות האחרונות.
6. משאירים את חשבון Google Workspace פעיל עוד תקופה, למקרה שמשהו נשכח.

אם SPF ו-DKIM לא מעודכנים, הודעות שנשלחות מהמערכת החדשה עלולות להגיע לספאם אצל הלקוחות. ההגדרה המלאה של שלוש הרשומות מוסברת במדריך הגדרת DMARC,‏ SPF ו-DKIM, ומה צריך כדי שתיבת דואר עסקית תעבוד על הדומיין שלכם, במדריך דואר אלקטרוני עסקי על הדומיין.

להכין את העובדים

רוב התקלות ביום הראשון אינן טכניות. הן קורות כשעובד לא יודע איפה למצוא את מה שהיה לו אתמול.

כמה ימים לפני ההחלפה, שלחו לעובדים הודעה קצרה עם ארבעה דברים: באיזה יום ושעה הדואר עובר, איך נכנסים בפעם הראשונה ומגדירים אימות רב-שלבי, איפה יופיעו הקבצים שהיו ב-Drive, ומה הם צריכים להגדיר בעצמם, כמו חתימה ומענה אוטומטי. כדאי לצרף שם של אדם אחד שאליו פונים עם שאלות, כדי שהשאלות לא יתפזרו בין כמה אנשים.

את אפליקציות Office ואת OneDrive מתקינים על המחשבים לפני יום ההחלפה, אם הרישיון כולל התקנה במחשב. כך ביום עצמו נשאר רק להתחבר.

אחרי המעבר

השבוע הראשון אחרי ההחלפה הוא הזמן לסגור קצוות, לפני שהעובדים מתרגלים לעקוף בעיות.

• כל משתמש בודק את הכללים שעברו ומפעיל את מה שצריך.
• מגדירים מחדש חתימות, מענה אוטומטי ויומנים משותפים.
• מגדירים מחדש את חדרי הישיבות ואת ההזמנות שלהם.
• שולחים ללקוחות ולספקים קישורים חדשים לקבצים ששותפו איתם.
• בונים מחדש את מה שרץ ב-Apps Script או בטפסים מקושרים, למשל עם Power Automate.
• מגדירים גיבוי. Microsoft 365, כמו Google Workspace, שומר פריטים שנמחקו לתקופה מוגבלת. גיבוי Microsoft 365 של Acronis שומר עותק נפרד של הדואר, OneDrive,‏ SharePoint ו-Teams מחוץ לסביבת Microsoft.

טעויות נפוצות

• להחליף MX לפני שהמשתמשים קיימים ב-Microsoft 365. דואר שמגיע לתיבה שלא קיימת חוזר לשולח.
• לבטל את מנוי Google Workspace מיד אחרי ההחלפה, לפני שבדקו שהכול עבר.
• להעביר את כל העובדים בבת אחת בלי פיילוט.
• לשכוח את התיקיות המשותפות ואת ההרשאות שלהן.
• לא לעדכן SPF ו-DKIM, ולגלות את זה מלקוחות שלא קיבלו הצעת מחיר.

שאלות נפוצות

כמה זמן לוקח מעבר מ-Google Workspace ל-Microsoft 365?

זה תלוי בכמות המידע ובמספר המשתמשים. ההעברה עצמה רצה ברקע ואפשר להתחיל אותה ימים לפני ההחלפה, כך שהזמן שבו העובדים מרגישים את המעבר מצטמצם בדרך כלל לסוף שבוע אחד.

האם המיילים הישנים עוברים?

כן. כלי ההעברה של Microsoft מעביר את הדואר הקיים, כולל התיקיות שנוצרו מהתוויות של Gmail. אפשר להחריג תוויות או תיקיות שלא צריך.

מה קורה לקבצים של Google Docs?

Migration Manager ממיר אותם בזמן ההעברה: Docs ל-Word,‏ Sheets ל-Excel ו-Slides ל-PowerPoint. הקבצים המקוריים ב-Drive לא משתנים. כדאי לבדוק בפיילוט גיליונות עם נוסחאות מורכבות.

האם יהיה זמן שבו לא מקבלים דואר?

לא אמור להיות. עד ההחלפה הדואר מגיע ל-Gmail, ואחריה ל-Microsoft 365. סבב העברה נוסף אחרי ההחלפה תופס הודעות שהגיעו בשעות המעבר.

צריך רישיון Microsoft 365 לכל עובד לפני ההעברה?

כן. כל עובד שעובר צריך רישיון שכולל תיבת דואר, ותוכניות Business Basic,‏ Standard ו-Premium כוללות אותה. ההבדל ביניהן הוא בעיקר באפליקציות Office שמותקנות במחשב ובשכבות האבטחה.

אפשר להשאיר חלק מהעובדים ב-Google Workspace?

אפשר, בזמן ההעברה. בשביל זה מגדירים את תת-הדומיינים לניתוב, כך שהדואר מגיע לכל משתמש למקום שבו הוא נמצא כרגע. לטווח ארוך, שתי מערכות במקביל מסבכות את הניהול ואת היומנים המשותפים.

עוברים ל-Microsoft 365 בלי להשבית את הדואר

בדף Microsoft 365 לעסקים מפורטים הרישיונות, ההקמה ושירות העברת הדואר שלנו. אנחנו מחברים את הדומיין, פותחים את המשתמשים ומעבירים דואר, יומנים ואנשי קשר מהספק הקיים, בתיאום איתכם. כתבו לנו כמה משתמשים יש בארגון וכמה מידע יש ב-Drive, ונחזור עם הצעה.