למה צריך גיבוי Microsoft 365 גם כשהכול כבר בענן

האם Microsoft מגבה את המידע שלכם, או שצריך גיבוי נפרד? Microsoft אחראית לכך שהשירות יעבוד ושהתשתית תהיה מאובטחת, אבל האחריות על המידע עצמו נשארת אצל הלקוח. מה שנמחק נשמר לתקופה קצובה, וכשהיא מסתיימת אי אפשר להחזיר אותו. גיבוי Microsoft 365 חיצוני הוא עותק נפרד של הדוא"ל והקבצים, שאינו תלוי בחשבון עצמו, ולכן אפשר לשחזר ממנו גם חודשים אחרי שמשהו נעלם.

המדריך הזה מסביר איפה עובר הגבול בין מה ש-Microsoft שומרת לבין מה שנשאר באחריותכם, מציג את המקרים שבהם עסקים מאבדים מידע בפועל, ומפרט מה לבדוק כשבוחרים פתרון. אם אתם עדיין בשלב בחירת הרישיונות, התחילו בדף Microsoft 365 לעסקים וחזרו לכאן אחר כך.

מודל האחריות המשותפת, במילים פשוטות

Microsoft מפרסמת עיקרון שנקרא מודל האחריות המשותפת. לפיו, ספק הענן אחראי על השירות, והלקוח אחראי על מה שהוא שומר בתוכו. בפועל החלוקה נראית כך:

על מה Microsoft אחראית	מה נשאר אצל העסק
שהשירות יעלה ויעבוד	מחיקה של הודעה או קובץ, בטעות או בכוונה
אבטחת מרכזי הנתונים והתשתית	תיבות וקבצים של עובדים שעזבו
שכפול המידע בין אתרים, כדי שהשירות לא ייפול	קבצים שכופרה הצפינה
שמירה זמנית של פריטים שנמחקו	שמירת מידע לאורך שנים

השורה השלישית מבלבלת הרבה בעלי עסקים. שכפול בין מרכזי נתונים נועד לכך שהשירות ימשיך לעבוד גם אם אתר אחד של Microsoft מושבת. הוא אינו מאפשר לחזור אחורה בזמן: אם מחקתם קובץ, המחיקה משתכפלת יחד עם כל השאר.

כמה זמן נשמר פריט שנמחק

ל-Microsoft 365 יש מנגנוני שמירה מובנים, והם עונים היטב על טעויות של אתמול. הודעה שנמחקה מתיבת הדוא"ל ניתנת לשחזור בדרך כלל עד 30 יום. קובץ שנמחק מ-OneDrive או מ-SharePoint ניתן לשחזור בדרך כלל עד 93 יום. בתום התקופה הפריט נמחק לצמיתות.

שלוש מגבלות שכדאי להכיר:

• הזמן קצוב. מי שמגלה את החסר אחרי חצי שנה, מגלה אותו מאוחר מדי.
• סל המחזור נמצא בתוך אותו חשבון. כל מי שיש לו גישה לחשבון, כולל תוקף שהשיג סיסמה, יכול לרוקן אותו.
• אין כאן עותק נפרד. המקור ומה שנשמר ממנו יושבים באותה סביבה, ותלויים באותו רישיון ובאותן הרשאות.

גם הסנכרון של OneDrive אינו גיבוי. סנכרון דואג שאותו קובץ יופיע בכל המכשירים, ולכן הוא מעתיק בנאמנות גם מחיקה, גם דריסה וגם הצפנה. העיקרון דומה למה שהסברנו במדריך על ההבדל בין גיבוי לסנאפשוט: עותק שיושב באותה מערכת כמו המקור נוח לשחזור מהיר, אבל הוא נפגע יחד איתה.

ארבעה מקרים שבהם עסקים מאבדים מידע

מחיקה בטעות שמתגלה מאוחר

עובדת מסדרת את תיקיות הפרויקטים ומוחקת תיקייה של לקוח שנראה לא פעיל. כעבור כמה חודשים הלקוח חוזר, ומתברר שהתיקייה איננה. סל המחזור התרוקן מזמן, ואין ממה לשחזר. זה המקרה הנפוץ ביותר, והוא לא דורש שום תוקף: רק יום עמוס וטעות אחת.

עובד שעזב

כשעובד עוזב, מבטלים את הרישיון שלו כדי לא להמשיך לשלם עליו. כשלושים יום אחרי הביטול התיבה נמחקת, ויחד איתה ההתכתבויות עם הלקוחות, ההצעות שנשלחו והסיכומים שאף אחד לא העתיק למקום אחר. לעיתים מבינים מה היה שם רק כשלקוח מבקש מסמך שהעובד הקודם שלח לו.

כופרה שמסתנכרנת לענן

כופרה היא תוכנה זדונית שמצפינה קבצים ודורשת תשלום כדי לשחרר אותם. כשהיא פועלת על מחשב שמסונכרן עם OneDrive, הקבצים המוצפנים עולים לענן ומחליפים את התקינים. אפשרויות השחזור בתוך Microsoft 365 מוגבלות בזמן, ולכן מי שמגלה את הנזק באיחור נשאר עם קבצים נעולים. על האופן שבו מתקפות כאלה מתפתחות הרחבנו במדריך מה זה כופרה ואיך מגינים על העסק.

חשבון שנפרץ

תוקף שהשיג סיסמה של עובד נכנס לחשבון כמשתמש רגיל לכל דבר. הוא יכול למחוק הודעות וקבצים, ואחר כך לרוקן גם את סל המחזור כדי לטשטש את עקבותיו. מבחינת המערכת זו פעולה רגילה של המשתמש עצמו, ולכן היא אינה נראית חריגה.

המשותף לארבעת המקרים: המידע לא אבד בגלל תקלה אצל Microsoft. השירות עבד כל הזמן בדיוק כפי שהוא אמור לעבוד, ועדיין לא נשאר ממה לשחזר.

מה גיבוי חיצוני מוסיף

גיבוי חיצוני, שנקרא גם גיבוי צד שלישי, שומר עותק של המידע מחוץ לסביבת Microsoft. מכאן נובעים היתרונות שלו:

• עצמאות. העותק אינו תלוי בחשבון, ברישיון או בהרשאות של אף משתמש. מה שקורה בחשבון לא משפיע עליו.
• שחזור גם אחרי שסל המחזור התרוקן. תקופת השמירה נקבעת במדיניות הגיבוי, ולא בברירת המחדל של השירות.
• נקודות זמן. אפשר לחזור למצב שהיה לפני מתקפה או לפני טעות, ולא רק למה שנמצא כרגע בסל המחזור.
• תיבות של עובדים שעזבו. התיבה נשארת בגיבוי גם אחרי שהרישיון בוטל.
• שחזור של פריט בודד. מחזירים הודעה אחת, קובץ אחד או תיקייה אחת, בלי לשחזר תיבה שלמה.
• חיפוש בתוך הגיבוי. מאתרים הודעה לפי שולח, נמען, נושא או תאריך, ומחזירים אותה למשתמש המקורי או למשתמש אחר.

איך זה עובד בפועל

גיבוי כזה פועל בשיטה שנקראת ענן-לענן: הוא רץ ישירות בין הענן של Microsoft לענן של ספק הגיבוי, ואין צורך להתקין דבר במשרד. אמפייר אייאל היא משווק מורשה של Acronis, והשירות שלנו ניתן באמצעות מערכת הגיבוי וההגנה של Acronis, אותה מערכת שמגבה גם שרתים ומחשבים.

ההקמה קצרה: נותנים לשירות הגיבוי גישה לחשבון Microsoft 365 של הארגון, מסמנים אילו תיבות, אתרים וצוותים לגבות, ומאותו רגע הגיבוי פועל ברקע. כשמגדירים את הגיבוי לקבוצה ולא למשתמשים בודדים, גם עובד שיצטרף בעתיד נכנס לגיבוי מעצמו, ואף אחד לא צריך לזכור לטפל בזה.

כמה פרטים שחשוב לדעת מראש:

• הרישוי הוא לפי משתמש, ואין הגבלה על נפח האחסון. לא צריך להעריך כמה מקום תופסת כל תיבה.
• ארכיון דוא"ל כלול בשירות, לשמירה ארוכת טווח של התכתובת ולחיפוש בה.
• העותק נשמר בענן של Acronis, מוצפן ב-AES-256, ואת אזור האחסון בוחרים יחד בשלב ההקמה.
• אתם מחליטים מי מנהל: שירות מנוהל שבו אנחנו עוקבים אחרי הגיבוי, או גישה עצמית שלכם לקונסולה.

מה מגובה ומה לא

כדאי לדעת בדיוק מה מכוסה, כי ההנחה שהכול מגובה היא זו שגורמת להפתעות.

מה נכלל בגיבוי:

• Exchange Online: תיבות משתמשים, תיבות משותפות ותיבות קבוצה. הגיבוי כולל הודעות, קבצים מצורפים, יומנים ואנשי קשר, וגם את תיבת הארכיון.
• OneDrive: כל הקבצים והתיקיות של המשתמשים, כולל חזרה לגרסה קודמת של קובץ.
• SharePoint Online: אתרי צוות, ספריות מסמכים ורשימות.
• Teams: צוותים, ערוצים, הקבצים שבערוצים ותיבות הצוות.
• Entra ID, מאגר המשתמשים, הקבוצות והגדרות הגישה של הארגון: זמין כתוספת.

מה לא נכלל:

• צ'אטים פרטיים ב-Teams, גם שיחות של אחד על אחד וגם שיחות קבוצתיות, אינם חלק מהגיבוי.
• שיחות בערוצים אפשר להוריד לצפייה, אבל הן אינן משוחזרות חזרה לתוך Teams.

המשמעות המעשית: אם החלטות חשובות מתקבלות אצלכם בצ'אט פרטי, כדאי להנהיג הרגל פשוט: סיכום שצריך להישמר נשלח בדוא"ל, או נכתב במסמך ששמור בערוץ של הצוות.

גיבוי וארכיון אינם אותו דבר

עסקים רבים מניחים שמי שיש לו גיבוי אינו צריך ארכיון, ולהפך. אלה שני כלים למטרות שונות. גיבוי נועד להחזיר את מה שאבד למצבו הקודם. ארכיון נועד לשמור את התכתובת לאורך שנים ולאפשר למצוא בה הודעה מסוימת. פירטנו את ההבדלים, ומתי צריך כל אחד, במדריך גיבוי דוא"ל מול ארכיון דוא"ל.

מה לבדוק כשבוחרים פתרון

אלה השאלות ששווה לשאול כל ספק, כולל אותנו:

1. מה מכוסה? דוא"ל בלבד, או גם OneDrive,‏ SharePoint ו-Teams? האם תיבות משותפות נכללות?
2. איפה העותק נשמר? האם הוא מחוץ לסביבת Microsoft, באיזה אזור, והאם הוא מוצפן?
3. כמה זמן נשמרות הגרסאות? משך השמירה צריך להתאים לזמן שבו אתם עלולים לגלות חסר, ולא רק לשבוע האחרון.
4. מה אפשר לשחזר? פריט בודד, תיקייה או תיבה שלמה, והאם אפשר לשחזר לתיבה של משתמש אחר.
5. איך מחושב הרישוי? לפי משתמש או לפי נפח. חישוב לפי נפח מקשה לצפות את העלות כשהתיבות גדלות.
6. מה קורה כשמצטרף עובד חדש? האם הוא מתווסף לגיבוי אוטומטית, או שמישהו צריך לזכור לעשות זאת.
7. מי עוקב? האם אתם אמורים לבדוק שהגיבוי רץ, או שיש מי שעושה זאת בשבילכם.
8. האם נבדק שחזור? גיבוי שאף אחד לא ניסה לשחזר ממנו הוא בגדר הנחה.

טעויות נפוצות

• להניח שמה שנמצא בענן כבר מגובה. הענן שומר על זמינות, ולא על היסטוריה.
• לבטל רישיון של עובד שעזב לפני שמוודאים שהתיבה והקבצים שלו שמורים במקום אחר.
• לראות בסנכרון של OneDrive גיבוי. סנכרון מעתיק גם את הנזק.
• לגבות רק את הדוא"ל. חלק גדול מהמידע של העסק יושב היום ב-SharePoint ובקבצים של Teams.
• לא לנסות שחזור. כדאי לבקש פעם אחת לשחזר הודעה וקובץ, ולראות כמה זמן זה לוקח ומי יודע לעשות זאת.

שאלות נפוצות

האם Microsoft אינה שומרת גיבוי של המידע?

Microsoft מחזיקה את המידע בכמה מרכזי נתונים כדי שהשירות לא ייפול, אבל שכפול כזה אינו מאפשר לחזור לגרסה מלפני חודש. פריטים שנמחקו נשמרים לתקופה מוגבלת בלבד. מעבר לכך, האחריות על המידע היא של הלקוח.

כמה זמן אפשר לשחזר פריט שנמחק בלי גיבוי חיצוני?

בדרך כלל עד 30 יום בתיבת הדוא"ל, ועד 93 יום ב-OneDrive וב-SharePoint. אחרי התקופה הזאת הפריט נמחק לצמיתות. תוקף או משתמש יכולים לקצר אותה אם ירוקנו את סל המחזור בעצמם.

האם הגיבוי כולל גם צ'אטים ב-Teams?

רק בחלקם. צוותים, ערוצים והקבצים שבהם מגובים. צ'אטים פרטיים, של שני אנשים או של קבוצה, אינם מגובים. את השיחות שבערוצים אפשר להוריד ולקרוא, אבל לא להחזיר לתוך Teams.

האם צריך להתקין משהו במשרד?

לא. זה גיבוי ענן-לענן, שרץ ישירות בין Microsoft לבין ענן הגיבוי אחרי שמחברים אליו את חשבון הארגון. לא מתקינים תוכנה על המחשבים, ואין במשרד שרת שצריך לתחזק.

הרישיונות שלנו נרכשו אצל ספק אחר. אפשר לגבות בכל זאת?

כן. לשירות הגיבוי לא משנה איפה נרכשו הרישיונות, והוא מתחבר לכל סביבת Microsoft 365. אין צורך להעביר את הרישיונות אלינו כדי להתחיל לגבות.

איפה הגיבוי נשמר?

הגיבוי יושב בענן של Acronis, בנפרד מסביבת Microsoft 365 שלכם, והוא מוצפן ב-AES-256. באיזה אזור הוא יאוחסן מחליטים יחד כשמקימים את השירות, לפי הדרישות של העסק.

רוצים לוודא שהמידע שלכם ב-Microsoft 365 מוגן?

בדף גיבוי Microsoft 365 של Acronis מפורט מה בדיוק מגובה, איך נראים החיפוש והשחזור, ואיך מבקשים הצעת מחיר. כדי לקבל הצעה מספיק לדעת כמה משתמשים יש בארגון, ואפשר לבחור אם אנחנו ננהל את הגיבוי או שתנהלו אותו בעצמכם.