איפה נשמר המידע של Microsoft 365 בישראל?

איפה נשמר המידע של Microsoft 365 כשהעסק פועל בישראל? ל-Microsoft יש מרכזי נתונים של Microsoft 365 בישראל, באזור תל אביב, וחשבון שנפתח עם ישראל כמדינת הרישום מוקם בדרך כלל עליהם. אבל מיקום בפועל אינו התחייבות. בתנאי המוצר הרגילים של Microsoft, ישראל אינה ברשימת המדינות שבהן החברה מתחייבת לשמור את תוכן תיבות הדואר בתוך המדינה. התחייבות מחייבת לשמירת המידע בישראל ניתנת דרך תוסף נפרד בתשלום בשם Advanced Data Residency, או בקיצור ADR.

ההבדל הזה נשמע טכני, והוא חשוב בעיקר לעסקים שלקוח, מכרז או יועץ משפטי שואלים אותם איפה המידע יושב. בהמשך: איך Microsoft קובעת את המיקום, מה ההבדל בין מיקום בפועל להתחייבות, מתי ADR נחוץ, ואיך בודקים חשבון קיים בתוך דקה. אם אתם עדיין בשלב בחירת הרישיונות, השוואת התוכניות נמצאת במדריך Business Basic, Standard או Premium.

איפה נשמר המידע כברירת מחדל

המיקום נקבע לפי המדינה שנבחרה בפתיחת החשבון, ולפי השאלה אם השירות הספציפי פרוס במרכזי נתונים באותה מדינה.

Microsoft קוראת למדינה שנבחרה בפתיחת החשבון Default Geography. לפי התיעוד שלה, אחרי שהמדינה נקבעה אי אפשר לשנות אותה. ישראל מופיעה ברשימת המדינות שיש בהן מרכזי נתונים ייעודיים של Microsoft 365, שנקראות Local Region Geographies, והעיר שמופיעה לצידה היא תל אביב.

כשהשירות פרוס בישראל, המידע של חשבון ישראלי מוקם שם. כשהוא לא פרוס בישראל, המידע מוקם במקום אחר. שתי דוגמאות מהתיעוד של Microsoft:

שירות	איפה המידע של חשבון ישראלי נשמר	הערה
Exchange Online,‏ SharePoint,‏ OneDrive,‏ Teams	בדרך כלל במרכזי הנתונים בישראל	כדאי לוודא בכרטיס מיקום הנתונים
Microsoft Forms	בארצות הברית	Forms נשמר באירופה רק לחשבונות מהאיחוד האירופי, ובאוסטרליה לחשבונות אוסטרליים
שירותים שאינם נכללים ב-ADR, כמו Loop ו-Clipchamp	לפי טבלאות המיקום של כל שירות	אין להם התחייבות מיקום דרך ADR

יש גם עניין של תזמון. Microsoft מסבירה שמנוי שהוקם לפני ששירות נפרס באזור מסוים נשאר במקום שבו הוקם. כלומר, חשבון ישראלי ותיק עשוי לשבת עד היום באזור אחר. תוכנית ההעברה החינמית הישנה של Microsoft, שנקראה Legacy Move Program, הסתיימה ב-30 באפריל 2023. מאז, הדרך היחידה להעביר מידע קיים לאזור המקומי עם התחייבות היא ADR.

מיקום בפועל מול התחייבות

מיקום בפועל הוא המקום שבו המידע נמצא היום. התחייבות היא הבטחה חוזית שהוא יישאר שם.

Microsoft מונה ארבעה מנגנונים שנותנים התחייבות מחייבת למיקום המידע: תנאי המוצר (Product Terms), גבול הנתונים של האיחוד האירופי, ADR ו-Multi-Geo. חשבון שאין לו אף אחד מהם מוצג בממשק הניהול כ-"No Commitment". לפי Microsoft, במצב הזה היא שומרת את המידע במקום שמאפשר לה לספק את השירות בצורה הטובה ביותר, ויכולה לשכפל אותו בין מרכזי נתונים לפי צורכי הזמינות.

מנגנון	למי הוא מיועד	מה המצב לחשבון ישראלי
תנאי המוצר (Product Terms)	חשבונות ממדינות ברשימה, ביניהן בריטניה, גרמניה, יפן, קטאר ואיחוד האמירויות	ישראל אינה ברשימה
גבול הנתונים של האיחוד האירופי	חשבונות ממדינות האיחוד ו-EFTA	לא רלוונטי
ADR	חשבונות שמדינת הרישום שלהם היא אזור מקומי, כולל ישראל	זמין, כתוסף בתשלום
Multi-Geo	ארגונים שרוצים לשמור משתמשים שונים במדינות שונות	רלוונטי לארגונים רב-לאומיים
בלי התחייבות	ברירת המחדל	המצב של חשבון ישראלי בלי ADR

יש להתחייבות עוד צד אחד שפחות מדברים עליו: העותקים המשוכפלים. Microsoft מחזיקה עותקים של המידע לצורכי זמינות והתאוששות. בחשבון שיש לו התחייבות למדינה מקומית, גם העותקים האלה נשארים באותה מדינה. בחשבון בלי התחייבות, אין על כך הבטחה.

המשמעות המעשית: לחשבון ישראלי טיפוסי יש סיכוי טוב שהמידע נמצא בישראל, אבל בלי ADR אין על כך התחייבות בכתב.

מה זה ADR ולמי הוא נחוץ

ADR הוא תוסף ל-Microsoft 365 שנותן התחייבות לשמירת המידע במדינה המקומית, ושירות העברה של המידע הקיים אליה.

ההתחייבות של ADR חלה על Exchange Online,‏ SharePoint,‏ OneDrive,‏ Teams,‏ Microsoft 365 Copilot ו-Copilot Chat, וגם על Exchange Online Protection,‏ Defender for Office P1,‏ Office for the web,‏ Viva Connections וחלק משירותי Microsoft Purview.

תנאי הזכאות, לפי Microsoft:

1. מדינת הרישום של החשבון היא אחת מהמדינות ברשימת האזורים המקומיים. ישראל ברשימה.
2. לחשבון יש רישיון מתאים. הרשימה כוללת את Business Basic,‏ Business Standard ו-Business Premium, וגם את תוכניות E3 ו-E5.
3. רישיונות ADR מכסים את כל הרישיונות בתשלום בחשבון, בלי יוצא מן הכלל.

מה קורה אחרי האישור: עמודת ההתחייבות בכרטיס מתעדכנת מיד לישראל, ועמודת המיקום הנוכחי מתעדכנת לכל שירות בנפרד, רק כשההעברה שלו מסתיימת. בתקופת הביניים יופיע פער בין שתי העמודות, וזה מצב צפוי. אם בהמשך מספר רישיונות ADR יורד מתחת למספר הרישיונות בתשלום, ההתחייבות משתנה בהתאם.

את ADR רוכשים דרך צוות החשבון של Microsoft בהסכם ארגוני, או דרך שותף CSP. אחרי הרכישה, מנהל כללי בחשבון מאשר את העברת המידע מתוך כרטיס מיקום הנתונים.

למי זה נחוץ? לארגון שלקוח, רגולטור או מכרז דורשים ממנו התחייבות כתובה שהמידע נשמר בישראל. עסק שאין עליו דרישה כזו יכול בדרך כלל להסתפק בבדיקה איפה המידע נמצא בפועל, ובעותק גיבוי נפרד שהוא יודע איפה הוא יושב.

איך בודקים איפה המידע שלכם נמצא

הבדיקה נמצאת במרכז הניהול של Microsoft 365, בכרטיס שנקרא Data location, וצריך לשם הרשאת מנהל כללי.

1. נכנסים למרכז הניהול עם חשבון Global Administrator.
2. עוברים אל Settings, אחר כך Org settings, ובלשונית Organization profile בוחרים Data location.
3. בכרטיס יש שלוש עמודות: השירות, Current Geography (איפה המידע נמצא עכשיו) ו-Committed Geography (איפה Microsoft מתחייבת לשמור אותו).

איך קוראים את התוצאה:

• "Israel" בעמודת המיקום הנוכחי ו-"No Commitment" בעמודת ההתחייבות: המידע בישראל, אבל בלי התחייבות.
• שם של אזור אחר בעמודת המיקום הנוכחי: החשבון הוקם במקום אחר, וכדי להעביר אותו לישראל עם התחייבות צריך ADR.
• מקף ליד שירות: אין לחשבון מנוי פעיל לשירות הזה.
• פער בין שתי העמודות אחרי רכישת ADR: ההעברה עוד לא אושרה או שהיא עדיין מתבצעת.

הכרטיס מציג את Exchange Online,‏ SharePoint,‏ OneDrive,‏ Teams,‏ Microsoft 365 Copilot,‏ Exchange Online Protection ו-Viva Connections. כדאי לשמור צילום מסך שלו. זו התשובה הכי מדויקת שאפשר לתת ללקוח ששואל.

גם לעותק הגיבוי יש כתובת

מיקום המידע ב-Microsoft 365 הוא רק חצי מהתמונה. אם יש לכם גיבוי חיצוני, העותק שלו נשמר במקום אחר, וגם עליו צריך לדעת לענות.

גיבוי נפרד הוא העותק שממנו משחזרים כשמשהו נמחק ותקופת השמירה של Microsoft כבר הסתיימה. הסברנו את ההיגיון הזה במדריך למה Microsoft 365 צריך גיבוי. בשירות גיבוי Microsoft 365 של Acronis שאנחנו מספקים, העותק נשמר בענן של Acronis, בנפרד מסביבת Microsoft, ומוצפן ב-AES-256. את אזור האחסון בוחרים בשלב ההקמה, לפי הדרישות של העסק.

אותה שאלה עולה לגבי ארכיון דואר. ארכיון שומר תכתובת לאורך שנים, ולכן מי ששואל איפה נשמר המידע ישאל גם עליו. על ההבדל בין השניים כתבנו במדריך גיבוי דוא"ל מול ארכיון דוא"ל.

מה זה אומר מול תיקון 13 לחוק הגנת הפרטיות

תיקון 13 לחוק הגנת הפרטיות נכנס לתוקף ב-14 באוגוסט 2025. הוא אינו משנה את ההתחייבויות של Microsoft, והן נקבעות בתנאי המוצר שלה ובתוספים שרכשתם.

השאלה אם העסק שלכם צריך התחייבות לשמירת מידע בישראל היא שאלה לעורך הדין או ליועץ הפרטיות שלכם, ואין כאן ייעוץ משפטי. מה שאפשר להכין מראש, כדי שהשיחה איתם תהיה קצרה:

• צילום מסך של כרטיס מיקום הנתונים.
• רשימה של השירותים שבשימוש, כולל Forms ושירותים שאינם מכוסים ב-ADR.
• מיקום עותק הגיבוי ומיקום הארכיון, אם יש.
• רשימת הלקוחות או החוזים שבהם התבקשתם להצהיר על מיקום המידע.

לפני שפותחים חשבון חדש

רוב ההחלטות על מיקום המידע נעשות ברגע הפתיחה, ואחר כך קשה לשנות אותן.

1. בחרו את ישראל כמדינת הרישום. Microsoft אינה מאפשרת לשנות אותה אחר כך.
2. החליטו מראש אם יש לכם דרישה להתחייבות כתובה. אם כן, בררו את רכישת ADR לפני שמעבירים את הדואר.
3. ודאו שכל העובדים מקבלים רישיון שמופיע ברשימת הזכאות של ADR, אם תצטרכו אותו.
4. מפו את השירותים שאתם עומדים להשתמש בהם, ובדקו מה מהם נשמר מחוץ לישראל.
5. קבעו איפה יישמר עותק הגיבוי, ותעדו את זה.

שאלות נפוצות

האם יש ל-Microsoft מרכז נתונים של Microsoft 365 בישראל?

כן. Microsoft מונה את ישראל בין המדינות שיש בהן מרכזי נתונים ייעודיים של Microsoft 365, והעיר שמופיעה ברשימה היא תל אביב.

אם פתחנו את החשבון בישראל, המידע בהכרח נשמר בישראל?

לא בהכרח. השירותים המרכזיים של חשבון ישראלי מוקמים בדרך כלל בישראל, אבל חשבון שנפתח לפני שהשירות נפרס כאן עשוי לשבת באזור אחר, ושירותים כמו Forms נשמרים בארצות הברית. הדרך לדעת היא כרטיס מיקום הנתונים.

אפשר לשנות את מדינת החשבון אחרי הפתיחה?

לא. לפי Microsoft, מדינת הרישום אינה ניתנת לשינוי. כדי להעביר מידע קיים לאזור המקומי עם התחייבות, צריך ADR ואישור העברה מתוך כרטיס מיקום הנתונים.

האם ADR זמין גם לעסק קטן עם Business Basic?

כן. Business Basic,‏ Business Standard ו-Business Premium מופיעות ברשימת הרישיונות שמזכים ב-ADR. התנאי הוא שרישיונות ADR יכסו את כל הרישיונות בתשלום בחשבון.

איפה נשמרות ההודעות והקבצים של Teams?

לפי Microsoft, הודעות הצ'אט והערוצים נשמרות בשירות הצ'אט באזור של המשתמש או של הקבוצה. קבצים שמשתפים בערוץ נשמרים ב-SharePoint, קבצים מצ'אט נשמרים ב-OneDrive, והקלטות של פגישות נשמרות ב-OneDrive של מי שהתחיל להקליט.

איפה נשמר גיבוי Microsoft 365 של Acronis?

בענן של Acronis, בנפרד מסביבת Microsoft 365 שלכם, ומוצפן ב-AES-256. את אזור האחסון בוחרים יחד כשמקימים את השירות.

פותחים Microsoft 365 לעסק?

בדף Microsoft 365 לעסקים מפורטים הרישיונות, ההקמה ושירות העברת הדואר. אנחנו מחברים את הדומיין, פותחים משתמשים ומגדירים הרשאות ואימות רב-שלבי, כך שההגדרות שקשה לשנות אחר כך נקבעות נכון כבר ביום הראשון. כתבו לנו כמה משתמשים יש בארגון ואם יש לכם דרישה לגבי מיקום המידע, ונחזור עם הצעה.