Microsoft 365 Business: Basic, Standard או Premium?

מה ההבדל בין Basic,‏ Standard ו-Premium, ואיזה רישיון העסק שלכם צריך? שלושת הרישיונות של Microsoft 365 Business כוללים דוא"ל עסקי, Teams ואחסון ב-OneDrive. ב-Basic יישומי Office זמינים רק בדפדפן ובנייד, Standard מוסיף את היישומים המותקנים במחשב, ו-Premium מוסיף על כל אלה שכבת אבטחה וניהול מכשירים. ברוב העסקים הבחירה הנכונה היא שילוב: רישיון שונה לעובדים שונים, לפי מה שכל אחד עושה בפועל.

בהמשך: ההבדלים בלי ז'רגון, דרך פשוטה להתאים רישיון לכל תפקיד, והטעויות שחוזרות על עצמן בעסקים. את הרישיונות עצמם, כולל הקמה והעברת תיבות, אפשר לראות בדף רישיונות Microsoft 365 לעסקים.

שלושת הרישיונות בקצרה

• Business Basic: כתובת דוא"ל בדומיין של העסק, Teams לשיחות ולפגישות, אחסון ב-OneDrive, ו-Word,‏ Excel ו-PowerPoint בגרסת דפדפן ובנייד. מתאים למי שעיקר העבודה שלו הוא תקשורת.
• Business Standard: כל מה שיש ב-Basic, ובנוסף יישומי Office שמותקנים על המחשב, עם אפשרות להתקין אותם על כמה מכשירים של אותו משתמש. כולל גם כלים לוובינרים ולניהול פגישות. זה הרישיון הנפוץ ביותר בעסקים.
• Business Premium: כל מה שיש ב-Standard, ובנוסף כלי אבטחה וניהול: הגנה על תחנות הקצה, ניהול מכשירים, הגנה מתקדמת על הדוא"ל וכללי גישה.

שלושתם מיועדים לארגונים של עד 300 משתמשים.

טבלת השוואה

מה כלול	Business Basic	Business Standard	Business Premium
דוא"ל עסקי בדומיין שלכם	כן, תיבה של 50GB	כן, תיבה של 50GB	כן, תיבה של 50GB
Teams	כן	כן	כן
OneDrive, 1TB לכל משתמש	כן	כן	כן
יישומי Office בדפדפן ובנייד	כן	כן	כן
יישומי Office מותקנים במחשב	לא	כן	כן
כלים לוובינרים	לא	כן	כן
הגנת תחנות קצה (Defender for Business)	לא	לא	כן
ניהול מכשירים (Intune)	לא	לא	כן
הגנה מתקדמת על הדוא"ל	לא	לא	כן
הגנה על מידע וגישה מותנית	לא	לא	כן

Microsoft מעדכנת מדי פעם את מה שכלול בכל רישיון. לפני הרכישה כדאי לוודא שהרישיון שבחרתם אכן כולל את מה שאתם צריכים, ואנחנו עושים את הבדיקה הזאת יחד עם כל לקוח.

מה ההבדלים אומרים בעבודה היומיומית

Office בדפדפן מול Office במחשב

זה ההבדל המורגש ביותר בין Basic ל-Standard. גרסאות הדפדפן של Word,‏ Excel ו-PowerPoint מספיקות לקריאה, לעריכה קלה ולעבודה משותפת על מסמך. הן מצומצמות יותר מהגרסאות המותקנות, ודורשות חיבור לאינטרנט.

מי שבונה גיליונות מורכבים, עובד עם קבצים גדולים, מעצב מצגות או כותב מסמכים ארוכים ירגיש את ההבדל כבר ביום הראשון. מי שבעיקר קורא מיילים, משתתף בפגישות ומעדכן טבלה פשוטה, כנראה לא ירגיש אותו כלל.

מה Premium מוסיף, במילים פשוטות

ארבעה מונחים שכדאי להכיר:

• Defender for Business: הגנה על המחשבים עצמם מפני תוכנות זדוניות ומתקפות, מנוהלת מאותו מרכז ניהול.
• Intune: ניהול מכשירים. מאפשר לקבוע כללי אבטחה למחשבים ולטלפונים שמתחברים למידע של העסק, למשל לדרוש נעילת מסך והצפנה.
• הגנה מתקדמת על הדוא"ל: סינון נוסף של קישורים וקבצים מצורפים חשודים, מעבר לסינון הספאם הרגיל.
• גישה מותנית: כלל שקובע מי רשאי להתחבר, מאיזה מכשיר ובאילו תנאים. למשל, גישה למסמכי הכספים רק ממחשב שהעסק מנהל.

Premium משתלם כשיש מי שיגדיר את הכלים האלה ויעקוב אחריהם. רישיון שהיכולות שלו לא הופעלו הוא Standard במחיר גבוה יותר.

איזה עובד צריך איזה רישיון

הדרך הפשוטה לבחור היא לעבור על התפקידים בעסק, ולא על רשימת התכונות.

עובדים שצריכים בעיקר דוא"ל ו-Teams

עובדי שטח, נציגי מכירות שנמצאים רוב היום אצל לקוחות, עובדי מחסן, צוות קבלה ועובדי משמרות. הם קוראים ושולחים דוא"ל, משתתפים בפגישות ופותחים מדי פעם מסמך. Business Basic מספיק להם.

עובדי משרד שעובדים עם מסמכים

עובדי מנהלה, מנהלי פרויקטים, אנשי שיווק וכל מי שיושב מול מחשב ומייצר מסמכים, גיליונות ומצגות. הם צריכים את היישומים המותקנים, ולכן Business Standard.

בעלי תפקידים עם מידע רגיש

הנהלה, כספים, משאבי אנוש, וכל מי שמחזיק מידע של לקוחות או עובד מחוץ למשרד עם מחשב נייד. כאן שכבת האבטחה של Business Premium מוצדקת, כי אובדן של מחשב אחד או פריצה לחשבון אחד עלולים לחשוף את המידע הרגיש ביותר בעסק.

תיבות שאינן של אדם מסוים

כתובות כמו info או הנהלת חשבונות משמשות בדרך כלל כמה עובדים יחד. לפני שקונים להן רישיון, כדאי לבדוק אם תיבה משותפת עונה על הצורך. כך סופרים אנשים ולא כתובות.

שלוש שאלות שמכריעות

כשלא ברור לאיזו קבוצה עובד שייך, שלוש שאלות מספיקות בדרך כלל:

1. האם הוא יוצר מסמכים, או בעיקר קורא אותם? מי שיוצר צריך את היישומים המותקנים.
2. האם הוא ניגש למידע רגיש? נתוני לקוחות, שכר, חוזים או כספים מצדיקים את שכבת האבטחה.
3. מאיפה ובאיזה מכשיר הוא עובד? מחשב נייד שיוצא מהמשרד וטלפון פרטי שמחובר לדוא"ל הם סיבה טובה לניהול מכשירים.

שילוב רישיונות באותו ארגון

אין שום חובה שכל העובדים יקבלו את אותו רישיון. אפשר לתת Basic לעובדי השטח, Standard לעובדי המשרד ו-Premium להנהלה ולכספים, וכולם עובדים באותה סביבה, עם אותו דומיין ואותו Teams.

דוגמה להמחשה: חברת שירות עם עשרים עובדים. שמונה טכנאים נמצאים רוב היום בשטח וצריכים דוא"ל, יומן ו-Teams בטלפון. תשעה עובדי משרד מכינים הצעות, דוחות ומצגות. שלושה, המנכ"ל, מנהלת הכספים ומנהל התפעול, מחזיקים את המידע הרגיש ועובדים גם מהבית. שלוש קבוצות, שלושה רישיונות, ואף אחד לא משלם על מה שאינו משתמש בו.

שילוב נכון הוא הדרך היעילה ביותר לשלוט בעלות, כי סוג הרישיון הוא הגורם שמשפיע עליה יותר מכל דבר אחר. פירטנו את שאר הגורמים, כולל התחייבות חודשית מול שנתית ועלויות ההקמה, במדריך ממה מורכבת העלות של Microsoft 365 לעסק.

דבר אחד כדאי לזכור כשמשלבים: כלי האבטחה של Premium מגינים רק על מי שקיבל את הרישיון. אם עובדים עם רישיון אחר ניגשים לאותו מידע רגיש ממכשירים שאינם מנוהלים, ההגנה חלקית בלבד.

מה משותף לכל הרישיונות

כמה דברים אינם תלויים ברישיון שתבחרו:

• דוא"ל בדומיין של העסק. כתובת בשם העסק ולא בשירות דואר חינמי. אם אין לכם עדיין דומיין, או שהדואר יושב היום על אחסון האתר, המדריך דואר עסקי על הדומיין שלכם מסביר מאיפה מתחילים.
• הגדרות אימות הדוא"ל. אחרי שמחברים את הדומיין צריך לוודא שרשומות SPF,‏ DKIM ו-DMARC מוגדרות נכון, אחרת הודעות עלולות להגיע לספאם. אפשר לבדוק זאת בכלי החינמי לבדיקת אבטחת הדוא"ל.
• אימות רב-שלבי. כניסה לחשבון עם סיסמה ועם אישור נוסף, למשל באפליקציה בטלפון. כדאי להפעיל לכל המשתמשים, בכל רישיון.
• אף רישיון אינו כולל גיבוי מלא של המידע. פריט שנמחק נשמר זמן מוגבל בלבד, בכל אחת מהתוכניות. לכן מוסיפים גיבוי חיצוני ל-Microsoft 365, ללא קשר לרישיון שנבחר.

מתי עוברים ל-E3 או ל-E5

רישיונות E3 ו-E5 שייכים למשפחת Enterprise, המיועדת לארגונים גדולים. יש שתי סיבות עיקריות לבחור בהם:

1. גודל. תוכניות Business מוגבלות ל-300 משתמשים. ברישיונות Enterprise אין הגבלה על מספר המשתמשים.
2. דרישות אבטחה, תאימות וניהול. E3 כולל תיבת דוא"ל של 100GB,‏ Windows Enterprise וכלי אבטחה, ניהול ותאימות. E5 מוסיף עליו את חבילת Microsoft Defender המלאה, כלי תאימות וחקירה מתקדמים ו-Power BI Pro לניתוח נתונים.

עסק של כמה עשרות עובדים אינו צריך בדרך כלל רישיונות Enterprise. הם נכנסים לתמונה כשיש רגולציה שמחייבת כלי תאימות מתקדמים, או כשהארגון גדל מעבר למגבלה. עוד הבדל שכדאי לבדוק: בתוכניות Business יש Teams, ובתוכניות Enterprise זה תלוי בגרסת החבילה שרוכשים.

Microsoft 365 ומשרד בענן: שני דברים שונים

שני המושגים נשמעים קרובים, ולכן יש מי שמתבלבל ביניהם. Microsoft 365 נותן לעובד דוא"ל, אחסון קבצים ויישומי Office. משרד בענן הוא מחשב בענן לכל עובד: סביבת עבודה מרוחקת שמתחברים אליה מכל מקום, ובה רצות התוכנות של העסק.

השניים משלימים זה את זה. עסק יכול להפעיל את תוכנת הנהלת החשבונות שלו בסביבה מרוחקת, ולנהל את הדוא"ל והמסמכים ב-Microsoft 365.

טעויות נפוצות בבחירת רישיון

• לקנות לכולם את אותו רישיון. זה נוח, אבל משלמים על יכולות שחלק מהעובדים לא יפתחו לעולם.
• לחסוך ברישיון של מי שעובד כל היום עם מסמכים. עובד שנאבק בגרסת הדפדפן מפסיד זמן שעולה יותר מההפרש.
• לקנות Premium ולא להפעיל אותו. ניהול המכשירים וכללי הגישה אינם פועלים מעצמם. מישהו צריך להגדיר אותם.
• לספור כתובות במקום אנשים. לא כל כתובת דוא"ל צריכה רישיון משלה.
• להמשיך לשלם על עובדים שעזבו. כדאי לעבור על רשימת הרישיונות פעם ברבעון.
• לדלג על הגיבוי. השאלה אם Microsoft מגבה את המידע עולה בדרך כלל רק אחרי שמשהו נמחק.

שאלות נפוצות

Office 365 ו-Microsoft 365: האם זה אותו דבר?

זה אותו שירות בשם חדש: Microsoft שינתה את השם מ-Office 365 ל-Microsoft 365. לעסקים קטנים ובינוניים מיועדות תוכניות Business, ולארגונים גדולים תוכניות Enterprise, כמו E3 ו-E5.

האם כל העובדים חייבים לקבל את אותו רישיון?

לא. כל עובד יכול לקבל רישיון אחר, לפי התפקיד שלו, וכולם עובדים באותה סביבה. שילוב כזה הוא בדרך כלל הדרך הנכונה לבנות את ההזמנה.

אפשר להתחיל ב-Basic ולשדרג בהמשך?

כן. את הרישיון קובעים לכל משתמש בנפרד, ואפשר להחליף אותו כשהתפקיד או הצרכים משתנים. הדוא"ל והקבצים של המשתמש נשארים במקומם.

האם Business Premium מחליף אנטי-וירוס?

Business Premium כולל את Defender for Business, שהוא הגנה על תחנות הקצה. אם זה מספיק לעסק שלכם תלוי במה שמותקן אצלכם היום, ובעיקר במי שעוקב אחרי ההתראות. כלי אבטחה שאף אחד לא מסתכל עליו מגן פחות ממה שנדמה.

מה קורה כשהעסק גדל מעבר ל-300 משתמשים?

תוכניות Business מוגבלות ל-300 משתמשים. ארגון שגדל מעבר לכך עובר לרישיונות Enterprise, כמו E3 ו-E5, שאין בהם הגבלה כזאת.

האם Microsoft מגבה את המידע בכל אחד מהרישיונות?

בכל הרישיונות Microsoft שומרת על זמינות השירות, אבל אף אחד מהם אינו כולל גיבוי מלא של המידע שלכם. פריטים שנמחקו נשמרים זמן מוגבל, ולכן מומלץ להוסיף גיבוי חיצוני.

רוצים עזרה בבחירת הרישיונות?

אמפייר אייאל מספקת את כל רישיונות Microsoft 365, מ-Business Basic ועד E5, כולל הקמת הסביבה והעברת התיבות מהספק הקיים. כתבו לנו כמה עובדים יש ומה כל קבוצה עושה, ונחזור עם שילוב רישיונות מומלץ ועם הצעת מחיר. כל הפרטים בדף Microsoft 365 לעסקים.