גיבוי דוא"ל מול ארכיון דוא"ל: מה ההבדל ומה צריך

מה ההבדל בין גיבוי דוא"ל לבין ארכיון דוא"ל? גיבוי הוא עותק שממנו מחזירים את התיבה למצב קודם אחרי מחיקה, תקלה או מתקפה. ארכיון דוא"ל הוא מאגר שבו נשמרת כל התכתובת לאורך שנים, כך שאפשר לאתר בו הודעה מסוימת גם אם נמחקה מהתיבה מזמן. גיבוי עונה על השאלה "איך חוזרים לעבוד", וארכיון עונה על השאלה "איפה ההודעה ההיא". רוב העסקים צריכים את שניהם.

הבלבול בין השניים מובן, כי בשני המקרים מדובר בעותק של הדוא"ל שנשמר במקום אחר. ההבדל הוא במטרה, והיא קובעת כמה זמן שומרים, איך מחפשים ומי משתמש בכלי. אם אתם רוצים להבין קודם למה בכלל צריך עותק נוסף כשהדואר כבר בענן, התחילו במדריך למה גם Microsoft 365 צריך גיבוי.

ההבדלים בטבלה אחת

	גיבוי דוא"ל	ארכיון דוא"ל
המטרה	להחזיר מידע שאבד או נפגע	לשמור את התכתובת ולמצוא בה הודעות
השאלה שהוא עונה עליה	איך חוזרים למצב שהיה לפני התקלה	איפה ההודעה שנשלחה לפני שלוש שנים
משך השמירה	לפי מדיניות הגיבוי, בדרך כלל כמה שצריך כדי לגלות תקלה ולתקן אותה	שנים, לפי צורכי העסק והדרישות שחלות עליו
איך ניגשים למידע	בוחרים נקודת זמן ומשחזרים ממנה	מחפשים לפי שולח, נמען, נושא או תאריך
מי משתמש בו	איש ה-IT או הספק שמנהל את המערכת	הנהלה, כספים, משאבי אנוש, יועץ משפטי או מבקר
מתי פונים אליו	אחרי שמשהו השתבש	בשגרה, בכל פעם שצריך לברר מה נכתב
מה נחשב הצלחה	התיבה חזרה לעבוד כמו קודם	ההודעה הנכונה נמצאה בלי לחפש תיבה אחר תיבה

מה גיבוי דוא"ל עושה

גיבוי מצלם את מצב התיבות בנקודות זמן קבועות, ושומר את הצילומים בנפרד מהמערכת עצמה. כשמשהו משתבש, בוחרים נקודת זמן שלפני התקלה ומשחזרים ממנה.

המקרים שבהם פונים לגיבוי:

• מחיקה בטעות. עובד מחק תיקייה שלמה, והבחין בכך רק אחרי שסל המחזור התרוקן.
• תיבה שנפגעה. חשבון נפרץ, והתוקף מחק הודעות או שינה כללים בתיבה.
• מתקפת כופרה. צריך לחזור למצב שהיה לפני ההצפנה.
• עובד שעזב. הרישיון בוטל, והתיבה נמחקה יחד איתו.
• טעות בהגדרות. כלל אוטומטי שהוגדר לא נכון העביר או מחק הודעות לאורך שבועות.

השחזור יכול להיות של הודעה אחת, של תיקייה או של תיבה שלמה. מה שחשוב הוא שהעותק נמצא מחוץ למערכת שנפגעה. עותק שיושב באותה סביבה כמו המקור נפגע יחד איתה, וזה בדיוק העיקרון שעליו כתבנו במדריך על ההבדל בין גיבוי לסנאפשוט.

מה ארכיון דוא"ל עושה

ארכיון נבנה לשימוש אחר לגמרי. הוא אינו מחכה לתקלה. הוא שומר את התכתובת של הארגון לאורך זמן, ומאפשר לחפש בה במהירות.

שלושה מאפיינים מבדילים אותו מגיבוי:

• הוא שומר לטווח ארוך. המטרה היא שהודעה מלפני כמה שנים תהיה זמינה גם אם בעל התיבה מחק אותה, וגם אם הוא כבר אינו עובד בחברה.
• הוא בנוי לחיפוש. מאתרים הודעה לפי שולח, נמען, נושא או תאריך, בלי לדעת מראש באיזו תיבה או באיזו נקודת זמן היא נמצאת.
• הוא אינו תלוי בסדר של העובדים. כל אחד מנהל את התיבה שלו אחרת. יש מי ששומר הכול ויש מי שמוחק כל ערב. הארכיון שומר את התמונה המלאה בלי קשר להרגלים האלה.

בגיבוי שואלים "מה היה המצב ביום שלישי". בארכיון שואלים "מה כתבנו ללקוח על תנאי האחריות", ולא משנה מתי.

למה אחד אינו מחליף את השני

גיבוי בלי ארכיון

גיבוי שומר גרסאות לתקופה מוגדרת, ואחריה הגרסאות הישנות מתחלפות בחדשות. הודעה שנמחקה לפני זמן רב עשויה שלא להופיע עוד באף גרסה. גם כשהיא קיימת, צריך לדעת באיזו תיבה ובערך מתי היא הייתה שם. גיבוי נועד להחזיר מצב, ולא לחקור תכתובת.

ארכיון בלי גיבוי

ארכיון שומר הודעות, אבל אינו מחזיר תיבה לעבודה. הוא לא ישחזר את מבנה התיקיות, את היומן ואת אנשי הקשר כפי שהיו אתמול בבוקר. כשתיבה שלמה נמחקה, או כשצריך לחזור למצב שלפני מתקפה, דרוש גיבוי.

מתי העסק צריך כל אחד

גיבוי: כמעט תמיד

כל עסק שהדוא"ל שלו הוא כלי עבודה צריך גיבוי. אין צורך ברגולציה מיוחדת כדי להצדיק אותו. מספיק שעובד אחד ימחק תיקייה אחת בטעות.

ארכיון: כשהתכתובת היא תיעוד

ארכיון נחוץ כשהדוא"ל משמש בפועל כמסמך: הצעות מחיר, אישורי הזמנה, הנחיות ללקוחות, סיכומי פגישות והתכתבות עם ספקים. הוא נחוץ במיוחד בעסקים שבהם:

• עובדים מתחלפים, והידע על לקוח נמצא בתיבה של מי שכבר עזב.
• לקוחות חוזרים אחרי שנים ושואלים מה סוכם איתם.
• התחום מפוקח, ויש גורם חיצוני שעשוי לבקש לראות תכתובת.
• העסק מנהל פרויקטים ארוכים, שבהם החלטה מלפני שנתיים עדיין רלוונטית.

שניהם: ברוב העסקים

ברגע שהעסק תלוי בדוא"ל גם לעבודה השוטפת וגם כתיעוד, הוא צריך את שני הכלים. אין פירוש הדבר שצריך שתי מערכות נפרדות: יש שירותים שמספקים את שניהם יחד, ועל כך בהמשך.

מחלוקות, ביקורות ובירורים

כאן הארכיון מוכיח את ערכו. התיאור שלהלן כללי בלבד: אין בו ייעוץ משפטי, ואת משך השמירה הנדרש בתחום שלכם יש לברר עם עורך דין או עם רואה חשבון.

המצבים האופייניים:

• מחלוקת עם לקוח או עם ספק. אחד הצדדים טוען שסוכם משהו אחר. מי שמסוגל להציג את ההודעה המקורית, עם התאריך והנמענים, נמצא בעמדה טובה יותר.
• סכסוך עם עובד לשעבר. התכתובת מהתקופה הרלוונטית נדרשת, והתיבה שלו כבר איננה.
• ביקורת. מבקר פנימי או חיצוני מבקש לראות אישורים ותכתובת שקשורים לעסקה מסוימת.
• בירור פנימי. ההנהלה רוצה להבין מי ידע מה ומתי, אחרי תקלה או תלונה.

בכל המצבים האלה השאלה אינה אם המידע היה קיים פעם, אלא אם אפשר למצוא אותו היום, בזמן סביר. חיפוש ידני בתיבות של עשרה עובדים, שחלקם כבר עזבו, אינו תשובה מעשית.

מנגד, שמירה של כל הודעה לנצח אינה בהכרח הבחירה הנכונה, כי תכתובת מכילה גם מידע אישי של לקוחות ושל עובדים. לכן קובעים מדיניות: מה שומרים, לכמה זמן, ומי רשאי לחפש בארכיון.

ומה עם תיבת הארכיון של Microsoft 365?

כאן נוצר בלבול נוסף, בגלל השם. ב-Exchange Online אפשר להפעיל לכל משתמש תיבת ארכיון: תיבה נוספת שאליה עוברות הודעות ישנות כדי לפנות מקום בתיבה הראשית. זו תכונה שימושית, אבל היא אינה ארכיון במובן שתיארנו כאן.

תיבת הארכיון היא חלק מאותו חשבון. המשתמש יכול למחוק ממנה הודעות, והיא תלויה באותו רישיון ובאותן הרשאות. ארכיון חיצוני הוא עותק נפרד מחוץ לסביבת Microsoft, שאינו מושפע ממה שהמשתמש עושה בתיבה שלו. בגיבוי של Acronis גם תיבת הארכיון עצמה מגובה, יחד עם התיבה הראשית.

מה גיבוי וארכיון אינם עושים

שני הכלים שומרים על דוא"ל שכבר נשלח או התקבל. הם אינם מסננים ספאם, אינם עוצרים הודעות פישינג, ואינם מוודאים שההודעות שלכם מגיעות ליעדן.

לשם כך נדרשות שכבות אחרות: אבטחת דוא"ל שמסננת הודעות זדוניות, ואימות של הדומיין באמצעות רשומות SPF,‏ DKIM ו-DMARC, שמונע מאחרים לשלוח הודעות בשמכם. את ההגדרה המלאה תיארנו במדריך ההגדרה ל-SPF,‏ DKIM ו-DMARC.

איך זה נראה בשירות אחד

אמפייר אייאל היא משווק מורשה של Acronis, ושירות הגיבוי ל-Microsoft 365 שאנחנו מספקים כולל גם ארכיון דוא"ל. הרישוי הוא לפי משתמש, ללא הגבלה על נפח האחסון, כך שאין צורך להעריך מראש כמה מקום תתפוס תכתובת של כמה שנים.

בפועל זה נראה כך:

• אין מה להתקין. מחברים את חשבון Microsoft 365 של הארגון, והגיבוי רץ ישירות בין שני העננים.
• מחפשים בלי לשחזר תיבה שלמה. מאתרים הודעה לפי שולח, נמען, נושא או תאריך, ואפשר לשמור חיפוש לשימוש חוזר.
• משחזרים לפי הצורך. הודעה אחת, תיקייה או תיבה שלמה, אל המשתמש המקורי או אל משתמש אחר.
• הארכיון שומר לטווח ארוך. אפשר לחפש גם בהודעות שנמחקו מהתיבה לפני זמן רב.
• העותק נשמר בענן של Acronis, מוצפן ב-AES-256, ואת אזור האחסון בוחרים בשלב ההקמה.
• בוחרים מי מנהל. שירות מנוהל על ידינו, או גישה עצמית שלכם לקונסולה.

השירות הוא חלק ממערכת Acronis Cyber Protect, שמגבה מאותה קונסולה גם שרתים ומחשבים. אם אתם עדיין בוחרים רישיונות, או מתכננים לעבור מספק דואר אחר, הדף Microsoft 365 לעסקים מפרט את התוכניות ואת תהליך ההעברה.

טעויות נפוצות

• להניח שגיבוי הוא גם ארכיון. מגלים את ההבדל כשמחפשים הודעה ישנה, ומתברר שתקופת השמירה של הגיבוי קצרה מדי.
• להסתמך על העובדים שישמרו. תיקייה בשם "חשוב" בתיבה של עובד אינה מדיניות שמירה.
• לבטל רישיון של עובד שעזב לפני שמוודאים שהתכתובת שלו שמורה במקום אחר.
• לבלבל בין תיבת הארכיון של Outlook לבין ארכיון חיצוני. הראשונה מפנה מקום, והשני שומר עותק עצמאי.
• לא לקבוע כמה זמן שומרים. בלי החלטה, שומרים מעט מדי או הכול לנצח. שתי האפשרויות בעייתיות.
• לא לנסות. כדאי לחפש פעם אחת הודעה ישנה ולשחזר פעם אחת תיקייה, כדי לדעת שהתהליך עובד ומי יודע לבצע אותו.

שאלות נפוצות

האם ארכיון דוא"ל יכול להחליף גיבוי?

לא. ארכיון שומר הודעות ומאפשר למצוא אותן, אבל אינו מחזיר תיבה שלמה למצב שבו הייתה, עם התיקיות, היומן ואנשי הקשר. לשחזור אחרי מחיקה או מתקפה צריך גיבוי.

האם גיבוי יכול להחליף ארכיון?

רק באופן חלקי. גיבוי שומר גרסאות לתקופה מוגדרת, ואינו בנוי לחיפוש בתכתובת של שנים. אם אתם צריכים למצוא הודעות ישנות לצורכי בירור או ביקורת, דרוש ארכיון.

כמה זמן צריך לשמור דוא"ל?

אין תשובה אחת. זה תלוי בתחום העיסוק, בסוג המידע ובדרישות שחלות על העסק. כדאי לקבוע את התקופה יחד עם היועץ המשפטי או עם רואה החשבון, ולהגדיר אותה כמדיניות ולא להשאיר אותה ליד המקרה.

אם עובד מוחק הודעה מהתיבה, היא נמחקת גם מהארכיון?

לא. הארכיון הוא עותק נפרד מהתיבה, ולכן מחיקה בתיבה אינה משפיעה עליו. זו בדיוק המטרה: לשמור את התכתובת בלי תלות במה שכל עובד בוחר להשאיר.

מה ההבדל בין ארכיון דוא"ל לתיבת הארכיון ב-Outlook?

תיבת הארכיון היא תיבה נוספת בתוך אותו חשבון, שנועדה לפנות מקום בתיבה הראשית. ארכיון דוא"ל חיצוני הוא עותק עצמאי מחוץ לסביבת Microsoft, עם חיפוש בכל התכתובת של הארגון.

האם צריך שני שירותים נפרדים?

לא בהכרח. בשירות הגיבוי ל-Microsoft 365 של Acronis ארכיון הדוא"ל כלול, כך ששני הצרכים מקבלים מענה באותה מערכת ובאותו רישוי לפי משתמש.

רוצים גם לשחזר וגם למצוא?

בדף גיבוי Microsoft 365 וארכיון דוא"ל מפורט מה מגובה, איך נראה החיפוש בארכיון ואיך מבקשים הצעת מחיר. ההצעה מחושבת לפי מספר המשתמשים בלבד, ולכן קל להכין אותה: שלחו לנו את המספר, ונחזור אליכם עם הפרטים.