כמה עולה Microsoft 365 לעסק? ממה מורכבת העלות

כמה עולה Microsoft 365 לעסק בחודש? העלות החודשית נקבעת בעיקר על ידי שלושה דברים: סוג הרישיון של כל עובד, מספר המשתמשים, ותקופת ההתחייבות, חודשית או שנתית. על אלה מתווספות עלויות שאינן חלק מהרישיון עצמו: הקמה והעברת תיבות, גיבוי ותוספות אבטחה. מכיוון שהשילוב שונה מעסק לעסק, נכון יותר לבקש הצעת מחיר לפי הנתונים שלכם מאשר לחפש מחיר אחיד.

במדריך הזה אין מחירון, ויש לכך סיבה: מספר בודד לא יגיד לכם כמה תשלמו בפועל. במקומו תמצאו את כל מה שמרכיב את החשבון, את העלויות שנוטים לשכוח, ורשימה קצרה של פרטים שכדאי להכין לפני שפונים לספק. את הרישיונות עצמם אפשר לראות בדף Microsoft 365 לעסקים.

ממה מורכב החשבון החודשי

החישוב הבסיסי פשוט: משלמים על כל משתמש, לפי הרישיון שהוקצה לו. עסק שכל עובדיו מקבלים את אותו רישיון משלם את מחיר הרישיון כפול מספר העובדים. בפועל כמעט אף עסק אינו נראה כך, ויש ארבעה משתנים שמשנים את התוצאה:

• איזה רישיון מקבל כל עובד. יש הבדל ניכר בין הרישיון הבסיסי למתקדם.
• כמה משתמשים באמת צריכים רישיון. לא כל כתובת דוא"ל היא משתמש.
• לכמה זמן מתחייבים. התחייבות ארוכה זולה יותר, אבל גמישה פחות.
• מה נרכש מסביב לרישיון. הקמה, גיבוי ואבטחה.

מה משפיע על העלות

הגורם	איך הוא משפיע	איך מחליטים
סוג הרישיון	הגורם המשפיע ביותר. Premium יקר מ-Standard, ו-Standard יקר מ-Basic	לפי מה שהעובד עושה בפועל, ולא לפי הדרגה שלו
מספר המשתמשים	התשלום הוא לפי משתמש, ולכן כל רישיון מיותר מוכפל בכל חודש	סופרים אנשים ולא כתובות, ומסירים רישיונות של מי שעזב
תקופת ההתחייבות	התחייבות שנתית זולה יותר למשתמש בדרך כלל. חודשית גמישה יותר	לפי מידת היציבות של מספר העובדים
שילוב רישיונות	רישיון שונה לקבוצות שונות מוריד את העלות הכוללת	ממפים תפקידים לפני שמזמינים
הקמה והעברה	עלות חד-פעמית, שתלויה בהיקף העבודה	לפי מספר התיבות, כמות המידע והספק הקיים
גיבוי	תוספת חודשית לפי משתמש	לפי כמה מהמידע של העסק יושב ב-Microsoft 365
תוספות אבטחה	תלוי אם האבטחה כלולה ברישיון או נרכשת בנפרד	בודקים מה כבר מותקן, כדי לא לשלם פעמיים
ניהול שוטף	זמן של עובד, או תשלום לספק	לפי השאלה אם יש בעסק מי שינהל משתמשים והרשאות

סוג הרישיון: ההחלטה שמשפיעה יותר מכל

בתוכניות Business יש שלוש רמות. Business Basic נותן דוא"ל, Teams ויישומי Office בדפדפן ובנייד. Business Standard מוסיף את היישומים המותקנים במחשב. Business Premium מוסיף שכבת אבטחה וניהול מכשירים. לארגונים גדולים, או לכאלה עם דרישות אבטחה ותאימות מתקדמות, יש את E3 ואת E5.

הטעות היקרה ביותר היא לבחור רישיון אחד לכל העסק. עובד שטח שצריך דוא"ל ו-Teams אינו צריך את מה שצריך מנהל הכספים. אפשר, ואפילו רצוי, לשלב רישיונות שונים באותו ארגון.

כדי להמחיש: שני עסקים עם אותו מספר עובדים. הראשון הזמין לכולם את הרישיון המתקדם, כי כך היה פשוט יותר. השני מיפה את התפקידים, נתן את הרישיון המתקדם רק להנהלה ולכספים, ואת השאר חילק בין שתי הרמות האחרות. בשני העסקים כל עובד קיבל את מה שנחוץ לעבודה שלו, אבל השני משלם פחות בכל חודש, לאורך שנים.

ההבדלים המלאים בין התוכניות, כולל טבלת השוואה והתאמה לפי תפקיד, נמצאים במדריך Microsoft 365 Business: Basic,‏ Standard או Premium.

מספר המשתמשים: סופרים אנשים, לא כתובות

בעסקים רבים יש יותר כתובות דוא"ל מעובדים. כתובת כללית למשרד, כתובת להנהלת חשבונות, כתובת לגיוס עובדים. אם לכל אחת מהן נרכש רישיון נפרד, משלמים על משתמשים שאינם קיימים.

שלוש בדיקות קצרות:

• תיבות משותפות. תיבה שכמה עובדים קוראים ועונים ממנה יכולה בדרך כלל להיות תיבה משותפת, שאינה דורשת רישיון משלה כל עוד היא בגודל רגיל.
• כתובות נוספות לאותו אדם. עובד שמקבל דוא"ל בשתי כתובות אינו צריך שני רישיונות. כתובת נוספת מוגדרת ככינוי לאותה תיבה.
• עובדים שעזבו. רישיון שלא בוטל ממשיך להיות מחויב. מצד שני, ביטול בלי לשמור קודם את התיבה מוחק את המידע, ולכן צריך נוהל מסודר לעזיבה.

חודשי או שנתי: גמישות מול חיסכון

Microsoft מאפשרת לרכוש את הרישיונות בהתחייבות חודשית או שנתית, וההבדל אינו רק במחיר.

• התחייבות שנתית זולה יותר למשתמש בדרך כלל. בתמורה מתחייבים למספר הרישיונות לכל התקופה: אפשר להוסיף משתמשים באמצע השנה, אבל בדרך כלל אי אפשר להפחית עד מועד החידוש.
• התחייבות חודשית יקרה יותר למשתמש, ומאפשרת לשנות את מספר הרישיונות מחודש לחודש.

דרך מעשית להחליט: את הגרעין היציב של העסק, העובדים הקבועים, רוכשים בהתחייבות שנתית. את מה שמשתנה, כמו עובדים עונתיים, סטודנטים או פרויקט זמני, רוכשים בהתחייבות חודשית. תנאי ההתחייבות נקבעים על ידי Microsoft ועשויים להתעדכן, ולכן כדאי לבקש שיפורטו בהצעה.

שאלה נוספת שכדאי לשאול היא מה קורה למחיר לאורך זמן. Microsoft מעדכנת מדי פעם את מחירי הרישיונות, ולכן כדאי לברר לכמה זמן המחיר שבהצעה תקף, ומה קורה במועד החידוש.

העלויות שלא מופיעות במחיר הרישיון

כאן נמצאות רוב ההפתעות. הרישיון הוא רק חלק מהתמונה, וכשמשווים הצעות צריך להשוות את כולה.

הקמה והעברת תיבות

מעבר ל-Microsoft 365 כולל חיבור של הדומיין, פתיחת משתמשים, הגדרת הרשאות ואימות רב-שלבי, והעברה של הדוא"ל, היומנים ואנשי הקשר מהספק הקיים. היקף העבודה תלוי במספר התיבות, בכמות המידע ובמקום שממנו עוברים.

זו עלות חד-פעמית, אבל העברה שנעשתה ברישול עולה הרבה יותר: הודעות שלא עברו, יומנים ריקים ועובדים שלא מצליחים להתחבר ביום הראשון. אם אין לכם עדיין דומיין, או שהדואר יושב היום על אחסון האתר, כדאי לקרוא קודם את המדריך דואר עסקי על הדומיין שלכם.

גיבוי

אף רישיון של Microsoft 365 אינו כולל גיבוי מלא של המידע. Microsoft אחראית על זמינות השירות, ופריט שנמחק נשמר זמן מוגבל בלבד. הסברנו את זה בהרחבה במדריך למה גם Microsoft 365 צריך גיבוי.

לכן כדאי לתכנן את הגיבוי כחלק מהעלות מהיום הראשון, ולא כתוספת שנזכרים בה אחרי אובדן. בשירות גיבוי Microsoft 365 של Acronis הרישוי הוא לפי משתמש, ללא הגבלה על נפח האחסון, והוא כולל ארכיון דוא"ל. היתרון התקציבי של מודל כזה הוא שהעלות אינה גדלה כשהתיבות מתמלאות.

אבטחה

Business Premium כולל כלי אבטחה: הגנה על תחנות הקצה, ניהול מכשירים והגנה מתקדמת על הדוא"ל. עסק שבוחר ברישיון נמוך יותר וקונה בנפרד מוצרי אבטחה צריך לחשב את הסכום הכולל, כי לפעמים הרישיון הגבוה משתלם יותר. הטעות ההפוכה נפוצה באותה מידה: לשלם על Premium, ובמקביל להמשיך לשלם על מוצר אבטחה ישן שעושה את אותו דבר.

זמן והטמעה

גם זמן הוא עלות. מישהו צריך לפתוח משתמשים, לאפס סיסמאות, להגדיר הרשאות ולעזור לעובד חדש להתחבר. בעסק שאין בו איש IT, זה בדרך כלל בעל העסק או מנהלת המשרד. כדאי לשאול מראש מה כלול בליווי של הספק ומה לא.

איך לא לשלם יותר ממה שצריך

1. ממפים תפקידים לפני שמזמינים. רושמים מי צריך רק דוא"ל ופגישות, מי עובד עם מסמכים במחשב, ומי מחזיק מידע רגיש.
2. עוברים על רשימת הרישיונות באופן קבוע. פעם ברבעון בודקים שכל רישיון משויך לעובד פעיל.
3. בודקים חפיפות. ייתכן שאחסון קבצים, שיחות וידאו או הגנת קצה כבר כלולים ברישיון, ואתם ממשיכים לשלם עליהם לספק אחר.
4. רושמים את מועד החידוש. שינויים בהתחייבות שנתית נעשים במועד החידוש. מי שמפספס אותו ממשיך שנה נוספת באותו הרכב.
5. משווים עלות כוללת. רישיונות, הקמה, גיבוי ואבטחה יחד, לשנה שלמה. הצעה זולה ברישיון ויקרה בכל השאר אינה זולה.
6. לא חוסכים במקום הלא נכון. עובד שמבזבז זמן כל יום בגלל רישיון שאינו מתאים לו עולה יותר מההפרש.

מה להכין לפני שמבקשים הצעת מחיר

ככל שהפנייה מדויקת יותר, ההצעה שתקבלו תהיה קרובה יותר למה שתשלמו בפועל. אלה הפרטים שכדאי לאסוף:

• כמה עובדים יש, וכמה מהם צריכים את יישומי Office מותקנים במחשב.
• אילו כתובות כלליות קיימות, ומי משתמש בכל אחת מהן.
• אצל איזה ספק הדואר מנוהל היום, כמה תיבות יש, וכמה מידע בערך.
• מי מנהל את הדומיין ואת רשומות ה-DNS שלו.
• האם יש דרישות אבטחה או רגולציה שחלות על העסק.
• האם רוצים גיבוי, ולכמה זמן צריך לשמור מידע.
• מי ינהל את הסביבה ביום-יום: אתם או הספק.
• האם מספר העובדים צפוי להשתנות בשנה הקרובה.

אפשר לשלוח לנו את הפרטים דרך דף יצירת הקשר, גם אם חלק מהתשובות עדיין חסרות. נשלים אותן יחד.

שאלות נפוצות

למה אין מחירון קבוע?

כי המחיר הסופי תלוי בשילוב הרישיונות, במספר המשתמשים, בתקופת ההתחייבות ובשירותי ההקמה שבוחרים. שני עסקים באותו גודל יכולים לשלם סכומים שונים מאוד. הצעת מחיר לפי הנתונים שלכם מדויקת יותר מכל טבלה כללית.

האם התחייבות שנתית תמיד עדיפה?

לא תמיד. היא משתלמת כשמספר העובדים יציב. כשהוא משתנה במהלך השנה, אתם עלולים לשלם על רישיונות שאינם בשימוש עד מועד החידוש. אפשר לשלב: שנתי לגרעין הקבוע, חודשי למה שמשתנה.

האם כל כתובת דוא"ל צריכה רישיון?

לא בהכרח. תיבה משותפת שכמה עובדים משתמשים בה, וכתובת נוספת של אותו אדם, אינן דורשות בדרך כלל רישיון נפרד. זו אחת הבדיקות הראשונות שכדאי לעשות לפני שמזמינים.

האם הגיבוי כלול במחיר הרישיון?

לא. הגיבוי הוא שירות נפרד, ולכן כדאי לכלול אותו בתכנון התקציב מראש. בשירות שלנו, שמבוסס על Acronis, הרישוי הוא לפי משתמש וללא הגבלת נפח.

הרישיונות שלנו נרכשו במקום אחר. אפשר להוסיף רק גיבוי?

כן. שירות הגיבוי מתחבר לכל סביבת Microsoft 365, גם כשהרישיונות נרכשו אצל ספק אחר. לגבי הרישיונות עצמם, כתבו לנו מה יש לכם היום ונבדוק יחד מה נכון לעשות.

האם אפשר לשנות רישיון אחרי הרכישה?

כן. את הרישיון קובעים לכל משתמש בנפרד, ואפשר להחליף אותו כשהתפקיד משתנה. הדוא"ל והקבצים של המשתמש נשארים במקומם. בהתחייבות שנתית כדאי לבדוק מראש אילו שינויים אפשריים באמצע התקופה.

רוצים לדעת כמה זה יעלה לעסק שלכם?

אמפייר אייאל מספקת את כל רישיונות Microsoft 365, כולל הקמה, העברת תיבות ותמיכה בעברית. שלחו לנו את מספר העובדים ואת מה שכל קבוצה צריכה, ותקבלו שילוב רישיונות מומלץ והצעת מחיר מסודרת, שכוללת גם את ההקמה ואת הגיבוי אם תרצו. הפרטים והטופס נמצאים בדף Microsoft 365 לעסקים.